Routinearbeit frisst eure Fachkräfte
Die Meisterin prüft Lieferscheine, der beste Verkäufer tippt Angebote ab. Genau die Leute, die ihr am wenigsten ersetzen könnt, verbringen ihre Stunden mit Arbeit, die ein System erledigen kann.
Prozessautomatisierung für KMU
Wachsen, ohne neue Stellen.
Schluss mit Stapeln voller Angebote.
Euch fehlen Leute, die Arbeit wird trotzdem mehr? DuBot automatisiert eure Abläufe mit Systemen, die eigenständig planen und handeln: vom Posteingang über das Angebot bis zur verbuchten Rechnung. In den Programmen, die ihr schon habt, und mit eurer Freigabe an jeder wichtigen Stelle. Kein weiteres Tool im Zoo.
Läuft in euren Programmen
Jede Freigabe bleibt bei euch
Start mit einem Pilotprozess
Läuft in den Programmen, die ihr schon habt.
OutlookE-Mail
ExcelListen
WordVorlagen
DATEVBuchhaltung
SAPERP
HubSpotCRM
PipedriveVertrieb
TeamsAbstimmung
SharePointAblage
PersonioPersonal
ZendeskService- Eure Softwareper Schnittstelle
Welche davon bei euch laufen und wie wir sie anbinden, klären wir im AI-Ready-Check. Ein neues Programm, das euer Team erst lernen muss, gibt es nicht.
Der Alltag
Kommt euch das bekannt vor?
Das Angebot geht erst nach drei Tagen raus
Rechnungen werden zweimal abgetippt
Jeden Morgen sortiert jemand das Postfach von Hand
Der Monatsbericht kostet einen ganzen Freitag
Anfragen vom Wochenende liegen bis Montag
Die Stelle ist seit acht Monaten ausgeschrieben
Jede Abteilung hat ihr eigenes Tool, keiner pflegt es
Die Neue wartet eine Woche auf ihre Zugänge
Daten wandern per Copy-and-paste von Excel ins ERP
Der Chef gibt alles selbst frei, weil sonst keiner weiß, wer darf
Aufträge wären da, die Leute nicht
Das Automations-Tool vom letzten Jahr läuft nicht mehr
Der Engpass
Die Arbeit wächst. Das Team nicht.
In Betrieben mit 30 oder 150 Leuten fehlt es selten an Nachfrage. Es fehlt an Stunden, und die gehen jeden Tag an denselben drei Stellen verloren.
Insellösungen, die niemand pflegt
Ein Chatbot hier, ein Makro dort, dazu ein Automations-Tool, das der Werkstudent eingerichtet hat. Jede Lösung läuft für sich irgendwie. Zusammen ergeben sie einen Zoo, den keiner mehr überblickt, und wer ihn gebaut hat, ist oft schon weg.
Wachstum scheitert an der Kapazität
Die Aufträge wären da. Aber jede neue Welle Arbeit heißt erst Überstunden und dann eine Stellenanzeige, und bis die neue Kraft eingearbeitet ist, vergehen oft Monate. Bis dahin ist der Auftrag weg oder das Team am Limit.
Eine neue Stelle löst davon keins. Sie verteilt die Routine nur auf mehr Köpfe.
So läuft ein Vorgang
Ein Vorgang, fünf Stationen. Eine davon seid ihr.
Am Beispiel einer Kundenanfrage: Das System nimmt sie auf, liest sie aus, gleicht sie mit euren Daten ab und legt euch das fertige Angebot vor. Raus geht es erst, wenn ihr zustimmt. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Typische Prozesse
Sechs Abläufe, bei denen es sich fast immer lohnt.
Hier fangen wir meistens an. Spektakulär ist keiner davon. Sie fallen jeden Tag an, laufen immer gleich ab und binden genau die Leute, die ihr für anderes braucht.
01 · Angebote & Aufträge
Von der Anfrage zum fertigen Angebot.
Aus der Anfrage wird ein Angebot in eurer Vorlage, mit euren Preisen und Staffeln. Rechnen und Formulieren übernimmt das System, danach landet das Angebot bei der Person, die es verantwortet und mit einem Klick freigibt. Wird daraus ein Auftrag, folgt die Auftragsbestätigung, ohne dass jemand etwas zweimal abtippt.
- Eure Vorlage, eure Preise
- Freigabe per Klick
- Auftragsbestätigung gleich mit
02 · Posteingang
Das Postfach sortiert sich über Nacht.
Anfragen gehen an den Vertrieb, Rechnungen an die Buchhaltung, Bewerbungen an die Personalabteilung. Jede Mail bekommt ihr Etikett und landet bei der Person, die sie bearbeitet, Reklamationen gleich mit einem Antwortentwurf. Morgens um acht ist info@ leer, ohne dass jemand eine Stunde dafür geopfert hat.
- Sortiert nach euren Regeln
- Antwortentwürfe inklusive
- Ohne Freigabe geht nichts raus
03 · Rechnungen & Belege
Eingangsrechnungen, geprüft und übergeben.
Jede Rechnung wird ausgelesen und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen, bevor sie an eure Buchhaltung geht, zum Beispiel direkt an DATEV. Passt etwas nicht, landet genau diese eine Rechnung bei jemandem aus dem Einkauf. Der Rest läuft durch.
- Abgleich mit der Bestellung
- Übergabe an DATEV & Co.
- Abweichungen gehen an einen Menschen
04 · Onboarding
Neue Kollegen, ab Tag eins startklar.
Der Vertrag ist unterschrieben, und dann? Zugänge, Laptop, Einarbeitungsplan, die Mail an das Team: Das läuft in der richtigen Reihenfolge ab, und was fertig ist, wird abgehakt. Die Personalabteilung sieht auf einen Blick, was noch fehlt, und muss niemandem mehr hinterhertelefonieren, weil der Laptop am ersten Tag nicht da ist.
05 · Reporting
Der Wochenbericht liegt montags um sieben da.
Die Zahlen aus Buchhaltung und CRM, dazu der Lagerstand aus der Warenwirtschaft, landen jeden Montag in einem Bericht, mit zwei Sätzen dazu, was auffällt. Keine Freitagnachmittage mehr mit Excel. Die Geschäftsführung kennt die Lage, bevor das erste Meeting beginnt.
06 · Kundenanfragen
Anfragen beantwortet, auch samstags um 22 Uhr.
Wer abends über eure Website anfragt, wartet nicht bis Montag. Die Rückfragen, die euer Vertrieb auch stellen würde, kommen sofort, und danach steht ein Rückruf im Kalender. Wer am Montag anruft, hat die Zusammenfassung schon gelesen und muss nichts zweimal fragen.
Warum DuBot AI
Jeder baut gerade KI-Agenten. Wir nicht.
Wir platzieren Agentic AI im Mittelstand: Systeme, die eigenständig planen, lernen und handeln, mit festen Regeln und lückenlosem Protokoll. Statt zehn Einzeltools, die in sechs Monaten keiner mehr pflegt, ein System, das eure Abläufe von Anfang bis Ende trägt.
Geschäftsführung
Vertrieb
Buchhaltung
Personal
Euer Systemeingerichtet und betreut von DuBotFreigabenRechteProtokoll
Outlook
Excel
DATEV
HubSpot
SharePoint
Personio
Zehn Einzeltools: Jede Abteilung hat ihre eigene Lösung. Daten werden hin und her kopiert, keiner hat den Überblick, und wer es eingerichtet hat, ist oft nicht mehr da.
Ein System: Es arbeitet in euren Programmen, jede Abteilung hat ihre Abläufe, und für alles gelten dieselben Regeln. Wer was freigibt, steht fest, jeder Schritt steht im Protokoll.
System statt Werkzeug
Wir stellen kein weiteres Programm daneben. Das System arbeitet dort, wo eure Abläufe schon laufen: in Outlook, im ERP, in der Buchhaltung.
Ihr gebt frei
Wo Geld, Kunden oder Personal betroffen sind, entscheidet ein Mensch. Welche Stellen das sind, legen wir vor dem ersten Vorgang gemeinsam fest.
Alles im Protokoll
Jeder Schritt ist mit Uhrzeit und Quelle nachlesbar. Fragt der Steuerberater nach, habt ihr die Antwort in einer Minute.
Wir bleiben dran
Wir richten den Ablauf mit euch ein, testen ihn im Pilot und betreuen ihn danach. Ändert sich euer Prozess, ändern wir das System mit.
Was wir nicht machen: einen Prozess automatisieren, der bei euch noch nicht sauber läuft. Den räumen wir vorher mit euch auf, sonst läuft das Chaos nur schneller.
Studien zum Mittelstand
Die Lage im Mittelstand, in vier Zahlen.
Aus unabhängigen Erhebungen von DIHK, IW Köln und Bitkom, jeweils mit Jahr und Größe der Befragung.
der Betriebe mit 20 bis 199 Beschäftigten können offene Stellen nicht besetzen.
DIHK-Report Fachkräfte 2025/2026 · über 21.000 befragte Unternehmen · Dezember 2025
ihrer Arbeitszeit verbringen Führungskräfte mit Berichts- und Dokumentationspflichten.
IW-Kurzbericht 94 „Ein Tag pro Woche für Bürokratie“ · rund 5.000 Befragte · November 2025
der Unternehmen, die KI einsetzen, haben damit ihre internen Prozesse deutlich beschleunigt.
Bitkom, „Künstliche Intelligenz in Deutschland“ · 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten · September 2026
der Unternehmen, die KI einsetzen, schöpfen ihr Potenzial nach eigener Einschätzung überhaupt nicht aus.
Bitkom, „Künstliche Intelligenz in Deutschland“ · 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten · September 2026
Am Werkzeug liegt es selten. Es fehlt der Ablauf, in dem es arbeitet.
Ablauf
Klein anfangen, dann ausbauen.
Wir starten mit dem einen Prozess, der euch am meisten Zeit kostet. Läuft er im Alltag, kommen die nächsten dazu. Kein Großprojekt, das nach einem Jahr noch in der Planung steckt.
1
Angebote aus Anfragenzuerst
Posteingang
Eingangsrechnungen
AI-Ready-Check
Wir gehen mit euch durch, wo die Zeit hängen bleibt, und schauen uns eure Programme an. Danach habt ihr eine kurze Liste: welcher Prozess zuerst, was er bringt, was es dafür braucht.
2
Angebote aus Anfragen
Pilot läuftFreigabe: Vertrieb
Pilotprozess
Ein Ablauf geht live, mit Freigabe an jeder wichtigen Stelle. Euer Team arbeitet damit im echten Alltag, und wir justieren nach, bis es sitzt.
3
Angebote
Posteingang
Rechnungen
RechteProtokoll
Rollout mit Governance
Die nächsten Prozesse kommen dazu. Wer was sehen und freigeben darf, ist festgelegt, und was sich im Betrieb zeigt, verbessern wir laufend.
AI-Ready-Check
Erst hinschauen, dann automatisieren.
Im AI-Ready-Check sehen wir uns mit euch eure Abläufe an und sagen, was sich lohnt. Er kostet nichts, und die Liste, die ihr danach habt, könnt ihr auch ohne uns nutzen.
- Welcher Prozess sich bei euch zuerst lohnt
- Was er an Zeit freimacht und was er braucht
- Wir sagen es auch, wenn es bei euch noch zu früh ist
Angekommen.
Wir melden uns am selben Werktag mit einem Terminvorschlag für euren AI-Ready-Check. Wenn es eilt, schreibt an steven@dubot.de.
Das hat nicht geklappt.
Die Anfrage ließ sich gerade nicht senden. Schreibt bitte kurz an steven@dubot.de, wir antworten am selben Werktag.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer vorher wissen wollen.
Das hängt am Prozess: wie viele Vorgänge im Monat anfallen, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Ausnahmen es gibt. Ein Posteingang mit klaren Regeln ist etwas anderes als ein Angebotsprozess mit Sonderpreisen für jeden Kunden. Nach dem AI-Ready-Check bekommt ihr eine Aufstellung, die Einrichtung und laufende Kosten getrennt ausweist.
Den Pilot planen wir in Wochen, nicht in Monaten. Wie viele es genau werden, hängt davon ab, wie sauber der Prozess heute schon läuft und wie schnell wir an eure Programme kommen. Die Zahl nennen wir euch nach dem AI-Ready-Check, vorher wäre sie geraten.
Nein. Es nimmt ihnen die Arbeit ab, für die ihr sie nicht eingestellt habt: abtippen, sortieren, weiterleiten, hinterhertelefonieren. Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, suchen Leute, statt welche abzubauen.
Das System sorgt dafür, dass das Team, das ihr habt, mehr schafft. Und dass die nächste Welle Arbeit nicht sofort die nächste Stellenanzeige bedeutet.
Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System sehen darf und wo sie verarbeitet werden. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ein Rollen- und Rechtekonzept. Personenbezogene Daten, etwa aus Bewerbungen, schauen wir uns gesondert an.
Mit den gängigen: Outlook und Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, SAP, HubSpot, Pipedrive, Personio, SharePoint und vielen Branchenprogrammen mit Schnittstelle. Wo keine Schnittstelle existiert, gibt es meist einen anderen Weg, etwa über E-Mail oder einen Export. Was bei euch läuft, prüfen wir im AI-Ready-Check.
Dafür gibt es die Freigaben. Überall, wo Geld, Kunden oder Personal betroffen sind, legt das System seinen Vorschlag einem Menschen vor. Passt etwas nicht, etwa ein Betrag zur Bestellung, hält es an und meldet sich.
Jeder Schritt steht im Protokoll. So lässt sich auch nach Wochen noch nachvollziehen, was wann passiert ist und warum.
Ein Gespräch über eure Abläufe: Wo geht Zeit verloren, welche Programme sind im Spiel, wie viele Vorgänge fallen an. Danach bekommt ihr eine kurze Liste der Prozesse, bei denen sich Automatisierung zuerst lohnt, mit Aufwand und Reihenfolge. Der Check kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Nein. Für die Anbindung an eure Programme brauchen wir einmal jemanden mit Administratorrechten, oft ist das euer externer IT-Dienstleister. Betrieb und Updates laufen bei uns, Anpassungen auch.
Mehr schaffen mit dem Team, das ihr schon habt.
Bevor ihr die nächste Stelle ausschreibt: Schaut mit uns, welche Arbeit ein System übernehmen kann. Der AI-Ready-Check kostet euch ein Gespräch und sonst nichts.
